Politiques et pratiques

Politiques et pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels


Mise en contexte  

À compter du 22 septembre 2023, les agences immobilières et les courtiers exerçant à leur  compte doivent publier sur leur site Internet de l’information détaillée au sujet de leurs politiques  et de leurs pratiques en matière de renseignements personnels. S’ils n’ont pas de site, ils devront  rendre accessible cette information par tout autre moyen approprié, l’objectif étant que le public  puisse s’y référer facilement.  

Vous pouvez adapter des politiques et pratiques à la réalité de votre entreprise pour qu’elles  soient proportionnées à la nature et à l’importance de ses activités. Toutefois, elles doivent  minimalement contenir les éléments suivants, qui sont obligatoires :  
  i) des règles applicables à la conservation et à la destruction des renseignements  personnels;  
  ii) les rôles et responsabilités des membres du personnel quant à la collecte, à  l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction des  renseignements personnels;  
 iii) un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements  personnels.  

Royal LePage Centre (ci-après « L’AGENCE » ou le « COURTIER ») est régi(e) par la Loi sur la  protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la Loi).  

Renseignement personnel  

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui  permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un  enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses  activités professionnelles, l’AGENCE ou le COURTIER peut recueillir des renseignements  personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements  d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la  situation matrimoniale d’une personne, etc.  

Consentement  

L’AGENCE ou le COURTIER collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le  consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste,  libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses  renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à  des fins pour lesquelles ils ont été collectés. 

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la  communication de ses renseignements personnels par l’AGENCE ou le COURTIER. Dans ce  cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par l’AGENCE ou le  COURTIER, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de  service.  

Responsabilité  

L’AGENCE ou le COURTIER est responsable de la protection des renseignements personnels  qu’elle (il) détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but,  l’AGENCE ou le COURTIER a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et  des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont  l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la  destruction des renseignements personnels.  

Collecte des renseignements personnels  

L’AGENCE ou le COURTIER ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à  l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir  de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de  la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme  d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée  par l’AGENCE ou le COURTIER et portée à la connaissance de la personne dont on demande le  consentement.  

L’AGENCE ou le COURTIER invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples  et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et  à s’assurer de leur compréhension.  

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’AGENCE ou le COURTIER encourage  les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ.  

L’AGENCE ou le COURTIER peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement  lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de  divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces  d’identité, documents financiers, procurations, etc.).  

Utilisation et communication des renseignements personnels  

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été  collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi,  les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de  détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.  

L’AGENCE ou le COURTIER peut être tenu(e) de communiquer les renseignements personnels  à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux  mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du  courtage immobilier du Québec [le FARCIQ]), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à  l’extérieur du Québec.  

L’AGENCE ou le COURTIER peut, sans le consentement de la personne concernée,  communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à  l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, l’AGENCE ou le  COURTIER établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle (il) indique les mesures que son  mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont  confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils  soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec  l’AGENCE ou le COURTIER en cas de violation de la confidentialité des renseignements  personnels. 
 

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’AGENCE ou le  COURTIER tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de  protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. L’AGENCE ou le COURTIER ne  communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse  démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être  communiqués.  

Conservation et destruction des renseignements personnels  

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été  accomplies, l’AGENCE ou le COURTIER doit les détruire, sous réserve d’un délai de  conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE ou du  COURTIER l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur  fermeture définitive.  

Mesures de sécurité  

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements  personnels, l’AGENCE ou le COURTIER applique les mesures de sécurité nécessaires pour  protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les  mesures applicables :  

Aux fins de conformité de la destruction, le titulaire de permis doit prendre les mesures de  sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements qui s’y  trouvent.  

À cet effet, l’agence ou le courtier doit :  
  • Sécuriser les documents en attente de destruction;  
  • S’assurer que la destruction des dossiers et des registres ne soit confiée qu’à  quelques personnes spécifiquement désignées et qu’elle soit effectuée  conformément à une procédure clairement définie et dans des conditions précises;  
  •  S’assurer que la méthode de destruction soit adaptée au support et au niveau de  confidentialité des documents et que le contenu soit détruit de façon définitive;  
  • S’assurer de ne jamais laisser la version papier de documents contenant des  renseignements personnels dans des bacs de recyclage sans avoir procédé  préalablement au déchiquetage sécuritaire;  

Incident de confidentialité  

Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement  personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre  atteinte à la protection d’un renseignement personnel.  

L’AGENCE ou le COURTIER a mis en place un protocole de gestion d’un incident de  confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la  protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être  posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à  chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la  sécurité des données.  

Rôles et responsabilités  

1. L’AGENCE ou le COURTIER

L’AGENCE ou le COURTIER :  
  • Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de  l’information. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives, des formations et des  instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la  modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des  renseignements personnels.  
  • Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de  confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives  aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.  
  • Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des  renseignements personnels.  
  • Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des  renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.  
  • Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction  notamment de leur sensibilité.  
  • Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement,  elle (il) donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la  méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.  

2. Responsable de la protection des renseignements personnels  

Conformément à la Loi, l’AGENCE ou le COURTIER a nommé le Responsable de la protection  des renseignements personnels.  

Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à  la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la  section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».  

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des  incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.  

Le Responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d’accès et  de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au  traitement des renseignements personnels par l’AGENCE ou le COURTIER.  

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre  d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de  développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de  services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de  renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de  renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.  

3. Membres du personnel  

Un membre du personnel de l’AGENCE ou le COURTIER peut prendre connaissance du  renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de  ses fonctions ou de son mandat.  

Le membre du personnel de l’AGENCE ou le COURTIER :  
  • S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus  l’AGENCE ou le COURTIER.  
  •  Se conforme à toutes les politiques et directives de l’AGENCE ou du COURTIER sur  l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont  présentées.  
  • Respecte les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout  équipement contenant des renseignements personnels.  
  •  Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par l’AGENCE ou le COURTIER.  
  • Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels  conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte,  dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des  règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.  

Droit d’accès, de retrait et de rectification  

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements  personnels la concernant détenus par l’AGENCE ou le COURTIER. Une personne peut retirer à  tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses  renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.  

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements  personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.  

L’AGENCE ou le COURTIER peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas  prévus par la Loi.  

Plaintes  

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses  renseignements personnels par l’AGENCE ou le COURTIER. Cette plainte sera traitée avec  diligence dans un délai maximal de 21 jours par le Responsable de la protection des  renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée.  

- Utiliser le formulaire prévu à cette demande  
- Compléter le formulaire de plainte et décrire les motifs de la demande de  retrait 
- Signer et dater le document  

Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour  soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez  communiquer avec :  

Martin Leblanc DA  
martinleblanc@royallepage.ca 
Responsable de la protection des renseignements personnels de votre entreprise.